Brugervilkår
BRUGERVILKÅR FOR FREELANCER
SmartFreelancer ApS
CVR-nr. 42274305,
Egebæksvej 2, 5000 Odense
1. GENERELT
1.1. Følgende brugervilkår er gældende mellem en given freelance konsulent (herefter kaldet ”Freelanceren”) og SmartFreelancer ApS, CVR-nr. 42274305 (herefter kaldet ”Virksomheden”), i forbindelse med alle opgaver der leveres af Virksomheden gennem den til formålet oprettede webplatform, SmartFreelancer, (herefter kaldet ”Platformen”) til Virksomhedens kunder (herefter kaldet ”Kunden”).
1.2. Opmærksomheden henledes særligt på, at brugervilkårene indeholder vidtgående ansvarsbegrænsninger.
2. BAGGRUND OG FORMÅL
2.1. Virksomheden fungerer som direkte aftalepart mellem Kunden og en given freelance konsulent, som Kunden ønsker at anvende til udførelse af en given konsulentopgave (herefter kaldet ”Projektet”). Freelanceren er altid en fysisk person.
2.2. Kunden og Freelanceren etablerer selv den indledende kontakt forud for anvendelse af Platformen.
2.3. Formålet med Platformen er at forsimple og overskueliggøre adgangen til og brugen af freelancere til mindre projekter. Virksomheden fungerer som sekretariat og bogholder for Freelanceren ved at stå for fakturering, afregning af moms, skat mv, samt forestå lønudbetaling til Freelanceren.
2.4. Freelanceren er ikke fast ansat hos Virksomheden, men ansættes af Virksomheden på en tidsbegrænset kontrakt (herefter kaldet ”Projektansættelseskontrakten”) i forbindelse med udførelse af Projektet.
2.5. Virksomheden fungerer formelt som udførende part over for Kunden og arbejdsgiver for Freelanceren under hvert Projekt. Idet der dog reelt alene er tale om en sekretariatsfunktion, hvor Kunden og Freelancer selv har etableret kontakt samt defineret rammerne for Projektet, begrænses Virksomhedens ansvar for Projektet væsentligt med nærværende brugervilkår.
2.6. Lønmodellen for Freelanceren er, at Freelanceren ansættes på en tids-/opgavebegrænset ansættelseskontrakt, og aflønnes med en andel af omsætningen på Projektet. Freelancerens honorar (herefter kaldet ”Lønnen”) er 100 % provision, og således i sin helhed afhængig af Projektets færdiggørelse samt Virksomhedens modtagelse samt fastholdelse af betaling fra Kunden. Virksomheden fakturerer Kunden ved afslutning af Projektet, og først når betaling fra Kunden er modtaget hos Virksomheden, forfalder provisionen til betaling over for Freelanceren.
3. YDELSEN
3.1. For hvert projekt skal Freelanceren udarbejde en projektbeskrivelse (herefter kaldet ”Projektbeskrivelsen”), der beskriver og afgrænser den aftalte ydelse. Projektbeskrivelsen uploades via Platformen, jf. procesflow beskrevet under pkt. 4.1.
3.2. Projektet kan alene godkendes såfremt, at det overholder rammerne under pkt. 3.2.1 - 3.2.3. Rammerne er fastsat under hensyntagen til samarbejdets natur, hvor det er Freelanceren og Kunden, der definerer projektet, og Virksomheden derfor har behov for at afgrænse sin risiko.
3.2.1. Selve ydelsen må alene udgøres af kontor- samt kontorlignende arbejde. Dette omfatter bl.a. ikke fysisk krævende arbejde (f.eks. byggeri, landbrug, produktion, teknisk arbejde, rengøring, personlig omsorg, detailsalg, fysisk opsøgende salg, e.l.) eller arbejde i risikomiljøer (f.eks. laboratoriearbejde, kriminalforsorg, vagt, køkken, transport e.l.).
3.2.1.1. Som særlig undtagelse fra ovenanførte, må ydelsen dog også udgøre levering af live-musik til arrangementer.
3.2.2. Det samlede honorar (herefter kaldet ”Honoraret”), som Kunden betaler til Virksomheden for et givent projekt, må ikke udgøre over DKK 100.000,00 ekskl. moms.
3.2.3. Projektet må ikke strække sig over en periode længere end samlet tre (3) måneder. Projekter kan ikke fornyes eller forlænges; heller ikke ved upload af nyt (identisk eller tilsvarende) Projekt via Platformen.
3.3. Freelanceren er forpligtet til at udføre det i Projektbeskrivelsen anførte arbejde inden for de anførte rammer. Ydelser, der ikke specifikt fremgår af Projektbeskrivelsen, kan ikke kræves udført af Freelanceren.
3.4. Som en del af Projektbeskrivelsen skal Freelanceren specificere en konkret projektperiode (herefter kaldet ”Projektperioden”) for ydelsens levering. Projektperioden kan angives på to måder:
A. Projektperioden sættes til et specifikt antal dage (maksimalt 90 dage) fra Kundens godkendelse af Projektbeskrivelsen samt nærværende brugervilkår.
B. Projektperioden anføres som et interval mellem to specifikke datoer (som maksimalt er tre (3) måneder adskilt), hvor der samtidig indsættes en ”stopdato”, hvor Virksomheden skal have accepteret Projektbeskrivelsen samt nærværende brugervilkår inden som forudsætning for, at Freelanceren kan nå at udføre opgaven indenfor Projektperioden.
3.5. Projektperiodens starttidspunkt kan ikke ligge forud for tidspunktet for Kundens godkendelse af Projektbeskrivelsen. Ydelser modtaget af Kunden fra Freelanceren forud for Projektperiodens starttidspunkt kan ikke anses for omfattet af Projektet, og Kunden kan ikke gøre mangelsindsigelser for sådanne ydelser over for Virksomheden, da de ikke anses for at være en del af Projektet.
3.6. Da Kunden og Freelanceren selv har skabt den indledende kontakt, er det Kunden og Freelancerens ansvar at afstemme, om Freelanceren har de nødvendige kompetencer, kvalifikationer samt økonomiske og tidsmæssige ressourcer til at kunne udføre det aftalte projekt indenfor rammerne i Projektbeskrivelsen.
3.7. Kunden skal facilitere opgavens udførelse i overensstemmelse med Projektbeskrivelsen, herunder ved i fornødent omfang at give adgang til Kundens lokaler, udlevere relevant materiale, udlevere fornødne oplysninger samt stille øvrige ressourcer til rådighed i overensstemmelse med Projektbeskrivelsen.
3.8. Kunden og Freelanceren har ikke mulighed for at ændre i Projektbeskrivelsen eller det aftalte honorar, når Projektbeskrivelsen er godkendt, jf. pkt. 4.1, e.ii.
3.9. Det er ikke tilladt for Kunden at fortsætte eller forlænge et projekt efter udløb. Dette vilkår er fastsat under hensyntagen til Virksomhedens behov for at begrænse sin samlede risiko. Det er derfor afgørende, at den aftalte ydelse kan indeholdes inden for rammerne af et enkelt projekt.
3.10. De samme parter kan aftale et nyt Projekt i forlængelse af et afsluttet Projekt, således at det nye Projekt bygger videre på det afsluttede Projekt; der kan således udføres opgaver i forlængelse af det oprindelige Projekt, men de oprindelige opgaver i det oprindelige Projekt kan ikke gentages i det nye Projekt. Det er en forudsætning, at et sådant nyt Projekt først oprettes på Platformen, når der er sket afsluttende godkendelse af færdiggørelsen det oprindelige Projekt, jf. pkt. 4.1, m.ii.
3.11 Når Projektbeskrivelsen er godkendt, modtager og underskriver Freelanceren den tidsbegrænsede Projektansættelseskontrakt. Virksomheden er herefter, i perioden for den tidsbegrænsede ansættelse, forpligtet til at håndtere de administrative opgaver forbundet hermed for Freelanceren; herunder fakturering, afregning af moms og skat, udbetaling af løn m.v.
4. ANVENDELSE AF PLATFORMEN
4.1. Platformens anvendelse følger procesflow anført herunder:
A. Freelanceren opretter generel profil på Platformen. Som led i oprettelsen accepterer Freelanceren nærværende ”Brugervilkår for Freelancere”.
B. Freelanceren og Kunden finder hinanden uden om Platformen.
C. Freelanceren opretter Projektet via Platformen.
D. Kunden modtager mail med Projektbeskrivelsen for Projektet.
E. Kunden har to optioner:
i. Afvise Projektbeskrivelsen (med begrundelse).
ii. Godkende Projektbeskrivelsen.
F. Ved godkendelse af Projektbeskrivelsen bliver Kunden dirigeret til Platformen, hvor ”Brugervilkår for Kunder” ligeledes skal accepteres som led i den samlede godkendelse.
G. Kunden modtager besked om, at godkendelse samt Projektansættelseskontrakt er sendt til Freelanceren, og at der nu afventes underskrift af Projektansættelseskontrakten.
H. Freelanceren modtager besked om Kundens godkendelse af Projektet samt der bliver givet adgang til Projektansættelseskontrakten via Platformen.
I. Freelanceren underskriver Projektansættelseskontrakten.
J. Kunden modtager besked om, at Projektansættelseskontrakten er indgået med Freelanceren, hvorefter Projektet er bindende for alle parter.
K. Freelanceren udfører Projektet.
L. Freelanceren færdigmelder Projektet via Platformen.
M. Kunden modtager mail med anmodning om at bekræfte, at Projektet er udført
i. Afviser Kunden, at Projektet er udført, bedes Kunden give forklaring, som sendes til Freelanceren
ii. Godkender Kunden, at Projektet er udført, genererer Platformen faktura på Honoraret samt dokumenterede positive udlæg, der sendes til Kunden
N. Når betaling er modtaget hos Virksomheden, foretager Virksomheden lønudbetaling til Freelanceren - Platformen håndterer moms, skat mv.
4.2. Ved godkendelse af nærværende brugervilkår, forpligter Freelanceren sig til loyalt at medvirke til effektiv afvikling af Projektet i overensstemmelse med procesflowet samt øvrige vilkår i nærværende brugervilkår.
4.3. Ved godkendelse af Projektet accepterer Freelanceren, at denne ikke må levere konsulentydelser e.l. til den Kunde, der har bestilt Projektet, uden om Platformen – dvs. hvor aftale omkring vilkår eller betaling samt levering af selve ydelsen og betaling sker uden om Platformen - i perioden fra godkendelse af Projektbeskrivelsen, jf. pkt. 4.1, e.ii, og indtil betaling, jf. pkt. 4.1, n . Manglende overholdelse heraf udgør en væsentlig misligholdelse af Freelancerens forpligtelser.
5. LØNNEN
5.1. Honoraret, som Kunden betaler til Virksomheden for ydelsen under Projektet, fastsættes af Freelanceren i Projektbeskrivelsen.
5.2. Det anførte honorar i Projektbeskrivelsen er ekskl. moms. Der tillægges moms til honoraret efter den til en hver tid gældende lovgivning ved fakturering.
5.3. Freelanceren er 100 % provisionsaflønnet. Såfremt Kunden enten ikke betaler Honoraret, eller senere opnår tilbagebetaling af Honoraret, bortfalder Freelancerens ret til provision af Honoraret.
5.4. Freelancerens samlede honorarpakke for arbejde udført i forbindelse med Projektet udgør 95% af det i Projektbeskrivelsen fastsatte Honorar ekskl. moms, med tillæg af eventuelle positive udlæg, jf. pkt. 5.5. De resterende 5% af det i Projektbeskrivelsen fastsatte Honorar ekskl. moms tilfalder Virksomheden som betaling for Virksomhedens ydelser. I honorarpakken indgår løn samt lovpligtig feriegodtgørelse, som indbetales til medarbejderens feriekonto ved fratræden.
5.5. Freelanceren er berettiget til at tillægge Honoraret positive udlæg i forbindelse med Projektet, herunder omkostninger til transport, ophold samt forplejning forudsat, at dokumentation herfor er uploadet via Platformen på faktureringstidspunktet, samt at Projektbeskrivelsen anfører, at der må forventes udlæg ved levering af ydelsen.
6. LØNUDBETALING
6.1. Freelanceren er forpligtet til at levere nødvendige oplysninger til Virksomheden med henblik på lønudbetaling; herunder navn, adresse, CPR-nummer, samt hvad i øvrigt måtte være nødvendigt for at tilgå Freelancerens skatteoplysninger via eIndkomst hos SKAT.
6.2. Umiddelbart efter Kundens godkendelse af Freelancers færdigmelding på Platformen genererer og fremsender Platformen en faktura på Honoraret samt positive udlæg til Kunden. Denne faktura forfalder til betaling netto kontant efter 8 dage.
6.3. Freelancerens løn forfalder til betaling 10 hverdage efter, at Virksomheden har modtaget betaling fra Kunden. Platformen håndterer indeholdelse af AM-bidrag, SKAT m.v. i forbindelse med lønudbetalingen.
7. REKLAMATION
7.1. Kunden skal forud for sin godkendelse af Projektet, jf. pkt. 4.1, m.ii, gennemgå den leverede ydelse for at sikre sig, at denne er mangelfri.
7.2. Reklamation inden godkendelse af Projekt:
7.2.1. Såfremt Projektet ikke kan godkendes, skal Kunden senest 5 hverdage efter modtagelse af Freelancers færdigmelding, jf. pkt. 4.1, n, give Virksomheden og Freelancer besked; herunder med begrundelse for afvisning. Dette sker skriftligt via Platformen.
7.2.2. Freelanceren har herefter ret og pligt til at foretage omlevering/afhjælpning af Projektet, hvorefter Projektet igen kan færdigmeldes via Platformen. Det nærmere forløb for omlevering/afhjælpning aftales internt mellem Kunden og Freelanceren, og er Virksomheden uvedkommende. Virksomheden har ingen forpligtelse til at bistå eller stille ressourcer til rådighed for Freelanceren i forbindelse med omlevering/afhjælpning af Projektet.
7.2.3. Såfremt der er gået mere end 30 dage, fra udløb af projektperioden, og Freelanceren ikke har ydet den fornødne omlevering/afhjælpning af Projektet, har Virksomheden ret til – med rimeligt skriftligt varsel – at give Freelanceren en frist for sidste afhjælpnings-/omleveringsforsøg, efter hvilken frist Virksomheden kan ophæve Projektet, såfremt der fortsat ikke er sket den fornødne omlevering/afhjælpning af Projektet.
7.3. Reklamation efter godkendelse af Projekt:
7.3.1. Såfremt Kunden efter sin godkendelse af Projektet, jf. pkt. 4.1, m.ii, ønsker at reklamere over en mangel, skal dette ske uden ugrundet ophold og senest 5 hverdage efter, at Kunden blev eller burde være blevet bekendt med manglen. Sådanne reklamationer håndteres efter dansk rets almindelige regler om reklamation og afhjælpning af mangler.
7.3.2. Ved reklamationer efter pkt. 7.3 har Freelanceren pligt til at foretage omlevering/afhjælpning af Projektet, hvorefter Projektet igen skal færdigmeldes via Platformen. Freelanceren er forpligtet til at foretage omlevering/afhjælpning af Projektet, indtil dette godkendes af Kunden.
7.3.3. Såfremt Virksomheden i forbindelse med en reklamation efter pkt. 7.3, helt eller delvist tilbagebetaler et beløb til Kunden - evt. som følge af forlig, dom eller anden bindende afgørelse - er Freelanceren forpligtet til at tilbagebetale den tilsvarende del af den løn, der er udbetalt til Freelanceren på baggrund af Projektet, til Virksomheden.
7.3.4. Virksomheden har modregningsadgang for denne type krav i Lønnen fra andre Projekter, der endnu ikke er udbetalt til Freelanceren, dette uagtet, om de andre Projekter er indgået med samme Kunde.
8. OPSIGELSE
8.1. Virksomheden og Freelanceren kan ikke opsige ansættelsesforholdet i perioden fra Freelancerens tiltrædelse af Projektansættelseskontrakten, jf. pkt. 4.1.i og til Projektet er afsluttet med betaling, jf. pkt. 4.1, n.
8.2. Ansættelsesforholdet ophører automatisk på det i Projektansættelseskontrakten angivne tidspunkt.
9. PERSONDATA
9.1. Virksomheden indsamler personoplysninger om Freelanceren i forbindelse med ansættelsen. For mere information om hvordan Virksomheden behandler personoplysninger, henvises til Virksomhedens persondatapolitik.
10. MISLIGHOLDELSE
10.1. Hvis Freelanceren forud for Projektperioden, jf. pkt. 3.5, har leveret ydelser direkte (uden at Platformen har været anvendt) til Kunden, og mangler ved disse ydelser medfører mangler ved Projektet (f.eks. fordi mangelfulde beregninger/projekteringer/analyser e.l. genanvendes eller videreføres), kan Kunden ikke rette noget krav mod Virksomheden i medfør heraf, idet sådanne mangler ikke anses for at være en misligholdelse af Projektet.
10.2. Såfremt Freelanceren ikke har færdigmeldt Projektet, jf. pkt. 4.1, l , ved udløb af Projektperioden, færdigmelder Platformen automatisk Projektet, hvorefter proces for reklamation samt omlevering/afhjælpning, jf. pkt. 7, skal følges. Det vil i færdigmelding efter nærværende bestemmelse være anført, at der er tale om en autogenereret færdigmelding pga. udløb af Projektperioden.
10.3. Bestemmelserne pkt. 10.4 - 10.7 herunder finder ikke anvendelse for mangler ved den leverede ydelse, hvor bestemmelserne under pkt. 7 i stedet finder anvendelse.
10.4. Såfremt en af parterne konstaterer forhold, der udgør en væsentlig misligholdelse af nærværende brugervilkår, skal den pågældende part sende skriftligt påkrav til den misligholdende part om - indenfor en nærmere angiven og rimelig frist - at berigtige det eller de forhold, der udgør den væsentlige misligholdelse.
10.5. Hvis ikke det er muligt at berigtige forholdene eller fristen ikke overholdes, jf. pkt. 10.4, kan aftalen ophæves ved skriftlig meddelelse til den misligholdende part.
10.6. Hvis aftalen ophæves pga. Freelancerens væsentlige misligholdelse, er Virksomheden ikke forpligtet til at udbetale løn til Freelanceren.
10.7. Dansk rets almindelige bestemmelser om erstatning finder anvendelse i tilfælde af ophævelse som følge af væsentlig misligholdelse, dog med nedenanførte ansvarsbegrænsninger, jf. pkt. 11.
11. FORSIKRING OG ANSVAR
11.1. Virksomheden har tegnet almindelig erhvervsansvarsforsikring, men der tegnes ingen specifik rådgiveransvarsforsikring. Virksomheden tegner sædvanlig lovpligtig arbejdsskadeforsikring for Freelanceren.
11.2. Kunden er forpligtet til at have tegnet samt opretholde passende forsikringsdækning i forhold til anvendelsen af de ydelser, der leveres under Projektet.
11.3. Såfremt Virksomheden eller Freelanceren i væsentlig grad er eller bliver forhindret i at opfylde sine forpligtelser under et givent projekt som følge af force majeure og/eller usædvanlige begivenheder eller omstændigheder, herunder som følge af, men ikke begrænset til, krig, natur- og forureningskatastrofer, tørke, andre usædvanlige vejrforhold, epidemier, pandemier, karantæne, grænselukning eller lukning af afgrænsede geografiske områder, fødevaremangel eller -rationering, trafikforhold, standsning af valutahandel, strejke eller lockout, er Virksomheden ikke ansvarlig for den manglende opfyldelse af sine forpligtelser, uanset om force majeure eller de usædvanlige begivenheder eller omstændigheder kunne forudses på tidspunktet for upload af projektet i Platformen. Ansvarsfriheden består så længe, at force majeure eller de usædvanlige begivenheder består.
11.4. Under hensyntagen til samarbejdets natur, hvor det er Freelanceren og Kunden, der definerer projektet, påtager Virksomheden sig intet rådgiveransvar eller specialistansvar i forbindelse med levering af ydelsen. Freelanceren opfordres til i fornødent omfang at tegne egne forsikringer i overensstemmelse med den ydelse, som Freelanceren leverer.
11.5. Virksomhedens samlede erstatningsansvar over for Freelanceren som følge af tab eller krav, der måtte opstå i forbindelse med Projektet, kan under ingen omstændigheder overstige et beløb svarende til lønudbetalingen i forbindelse med Projektet. Nærværende ansvarsbegrænsning gælder ligeledes i forhold til produktansvar uden for reglerne i produktansvarsloven.
11.6. Virksomheden kan i ingen tilfælde holdes ansvarlig for nogen form for avancetab, driftstab, tab af goodwill og/eller tab af data. Herudover kan Virksomheden ikke holdes ansvarlig for indirekte tab og/eller følgetab, ligesom Virksomheden under alle omstændigheder ikke kan holdes ansvarlig for skader, som helt eller delvist er dækket af Kundens forsikringer.
12. IMMATERIELLE RETTIGHEDER SAMT FORTROLIGHED
12.1. Alle immaterielle rettigheder, herunder men ikke udtømmende: opskrifter, produktionsmetoder, opfindelser, andre tekniske frembringelser, varemærker, andre forretningskendetegn, mønstre og ophavsrettigheder, der kan opnå beskyttelse via lovgivningen om immaterielle rettigheder, herunder også markedsføringsloven, og som udspringer af Freelancerens arbejde på Projektet, tilfalder vederlagsfrit Kunden.
12.2. Parterne har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad parterne erfarer i forbindelse med udførelsen af Projektet medmindre, at der er tale om forhold, der efter sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab.
12.3. Tavshedspligten er også gældende efter afslutningen af Projektet.
12.4. Samtlige skriftlige dokumenter og bilag, som angår Kundens anliggender behandles af Virksomheden og Freelanceren som strengt fortroligt og opbevares omhyggeligt og må ikke i øvrigt komme til uvedkommendes kundskab.
12.5. Ved afslutningen af Projektet afleveres alt materiale, der tilhører Kunden, og som er i Freelancerens besiddelse, til Kunden. Virksomheden og Freelanceren kan ikke udøve tilbageholdelsesret i noget materiale tilhørende Kunden.
13. TVISTER
13.1. Såfremt samarbejdet mellem parterne giver anledning til tvister, er alle parter indstillet på at forsøge at løse tvisterne i mindelighed.
13.2. Alle tvister vedrørende et givent Projekt, skal indledningsvist søges løst ved dialog mellem Kunden og Freelanceren.
13.3. Såfremt en tvist er egnet til at blive løst ved mediation, kan den søges løst ved mediation gennem Mediationsinstituttet (www.mediationsinstituttet.dk), og mediation skal finde sted i overensstemmelse med de til enhver tid gældende ”Regler for behandling af sager ved Mediationsinstituttet”.
13.4. Når en tvist efter en eller begge parters opfattelse er opstået mellem parterne, er hver af parterne berettiget til at indgive begæring til Mediationsinstituttet om påbegyndelse af mediation.
13.5. Mediationen indebærer ikke afkald på at bruge foreløbige retsmidler og er ikke til hinder for, at en part anlægger en retssag ved domstolene i overensstemmelse med det nedenfor anførte, eller indleder andre retslige skridt i anledning af den opståede tvist for at undgå retsfortabende passivitet eller forældelse.
13.6. Hvis tvisten ikke løses ved gennemført mediation, er hver af parterne berettiget til at kræve tvisten afgjort ved de danske domstole.
13.7 Virksomheden er berettiget til - under iagttagelse af de almindelige obligationsretlige regler for overdragelse af simple fordringer - at overdrage et hvert betalingskrav mod Kunden til enten Freelanceren eller en tredjepart.
14. ÆNDRING
14.1. Virksomheden kan ændre nærværende vilkår med varsel på 14 dage (varslingsdagen ikke medregnet) til Freelanceren. Ændringerne træder i kraft kl. 02.00 på ændringsdagen. Eks.: En ændring varslet tirsdag den 10. november 2020, træder således i kraft onsdag den 25. november 2020, kl. 02.00.
14.2. Ændringer i nærværende vilkår finder dog kun anvendelse på konkrete projekter, der oprettes, jf. pkt. 4.1, c, efter de ændrede vilkår er trådt i kraft.
15. LOVVALG OG VÆRNETING
15.1. Aftalen er underlagt dansk ret.
15.2. Tvister, der udspringer af samarbejdet, og som parterne ikke har kunnet løse i mindelighed eller ved mediation, skal anlægges og behandles ved Retten i Odense i første instans, uanset hvilken af parterne, der anlægger sagen.
BRUGERVILKÅR FOR KUNDER
SmartFreelancer ApS
CVR-nr. 42274305,
Egebæksvej 2, 5000 Odense